Văn hóa điện thoại

Bài viết cho bạn .


Từ trước đến nay chúng ta đã nói nhiều về các giá trị văn hoá cổ truyền. Còn cách ứng xử với những giá trị văn hoá hiện đại như: máy vi tính, laptop, điện thoại di động thì hình như ít được quan tâm?



Chủ đề lần này của mình sẽ nói đến văn hoá điện thoại di động.

Điện thoại di động là phương tiện liên lạc và kết nối mọi người dù ở bất kì nơi đâu. Với kiểu dáng thời thượng nó cũng có thể là trang sức làm nổi bật hình ảnh bên ngoài của người sử dụng. Nhưng đôi lúc có thể gây cảm giác khó chịu cho người khác nếu chủ nhân không cẩn trọng khi sử dụng nó. Khi ấy điện thoại không còn giá trị văn hóa mà lại là phản văn hóa.



Không là người nặng nề về hình thức và cũng do tính hay quên nên điện thoại của mình không phải là đồ trang sức hợp thời trang, điện thoại với mình chỉ mang giá trị sử dụng: Nghe, nói và nhắn tin trong những trường hợp cần thiết (tuyệt nhiên không khi nào có tình trạng "nấu cháo" về những lĩnh vực không liên quan đến cuộc sống hay công việc của mình). Cũng không khi nào mình nhắn tin hay điện thoại trước 6 giờ sáng hay sau 9g30 tối (trừ trường hợp với người thân hoặc trao đổi công việc thật cần thiết) .



Vậy đấy nhưng đã không ít lần mình " bị tai nạn" và mất ăn mất ngủ vì những cú điện thoại ngoài ý muốn do khách quan mang lại.



Trong một chuyến đi công tác, chưa kịp" hoàn hồn" vì vẫn còn mệt sau một hành trình bay bị trễ giờ, lúc đó đã là hơn mười một giờ đêm. Điện thoại của mình báo có tin nhắn: " Chuẩn bị tinh thần đi! Anh sẽ phạt nặng em đấy!".



Biết là số lạ và nghĩ là tin nhắn "rác" nên mình không quan tâm. Từ đó đến hơn 2 giờ sáng mình liên tục nhận được 4 tin nữa, vẫn nội dung ấy, lúc này thì mình không thể không lục tìm trong trí nhớ xem có làm gì phiền hà với ai không? Mình tự tin là không.



Sáng hôm sau mới hơn 5giờ sáng, số máy đó điện thoại lại, khi mình nghe máy thì đầu kia tắt, mình gọi lại hai lần thì không thấy bắt máy.













Không thể kiên nhẫn hơn, đành điện thoại báo cho bộ phận an ninh bảo vệ văn hóa.



Chỉ sau 15 phút thì được biết đó là số máy của một công nhân ngành điện ở thành phố Đà nẵng! Không rõ là bộ phận an ninh đã nói gì nhưng sau đó chủ nhân số máy ấy nhắn lại xin lỗi và muốn được nói chuyện để mình thông cảm. Lý do chỉ vì hôm qua đi hát Karaoke rồi quá chén và nhắn tin trêu lại nhân viên ở quán. Với góc nhìn của những nhà làm công tác an ninh thì họ cho rằng đó là tin nhắn "khủng bố" hoặc quấy rối chứ không thể là nhắn nhầm hoặc trêu đùa vào khuya muộn như vậy. Sự việc chấm dứt ở đó vì mình không có ý kiến gì thêm, nhưng nếu rơi vào người khác thì anh bạn nọ sẽ gặp không ít điều phiền toái và mất thì giờ. Bây giờ thi thoảng bạn ấy lại nhắn tin: "Chị vào Đà nẵng thì nhắn cho em nhé, em muốn mời chị đi uống cafe!"







Kỷ niệm chuyến bay lịch sử trễ tới 8 giờ đồng hồ của hãng hàng không Việt nam Airline! Hu, hu .



Lần thứ hai: Gần 6 giờ sáng chủ nhật, đinh ninh sẽ được "nằm nướng" vì không có kế hoạnh đi đâu hay làm gì, bỗng chuông điện thoại đổ, vừa cầm máy thì đầu dây bên kia có tiếng quát của một phụ nữ: "Chị là ai mà cầm máy của chồng tôi?". Rất bực nhưng mình vẫn cố giữ giọng nhẹ nhàng: " Vậy chị có biết chị đã làm phiền tôi quá sớm vào ngày chủ nhật không? Hy vọng lần sau chị cẩn trọng hơn trước khi bấm máy!".



-Dạ, em xin lỗi chị, em nhầm số, chị thông cảm!







Lần thứ ba, gần đây nhất.



Mình lên nhà con gái chơi, nhà chỉ có hai mẹ con đang chuẩn bị ăn cơm thì ông bạn mình điện thoại nói liền một thôi một hồi: với giọng " sặc mùi men": "Tôi điện thoại hỏi thăm bà, nhưng ông nào nghe máy nói tôi không ra gì!"



Mình ngạc nhiên và giải thích là bạn nhầm số máy nhưng bạn ấy dứt khoát không nghe và cúp máy, biết là bạn quá say nên mình cũng thôi, không muốn nói đi nói lại. Sáng hôm sau bạn điện thoại xin lỗi vì hôm qua bấm nhầm! Dĩ nhiên là mình thông cảm, nhưng sự việc đó làm cả đêm hôm trước mình mất ngủ vì bực và thấy bị làm phiền! Cũng từ đây, cái nhìn và thiện cảm của mình về bạn đã thay đổi!













Thiết nghĩ: Đã đến lúc chúng ta nên quan tâm đến văn hóa sử dụng và giao tiếp trên điện thoại để điện thoại di động xứng đáng với vai trò là sứ giả mang lại niềm vui và tiện ích cho mọi người.



P/S: Văn hóa điện thoại:

Giao tiếp qua điện thoại là hình thức vừa gián tiếp vừa trực tiếp vì hai người tuy ở cách xa nhau nhưng lại có thể nghe thấy tiếng nói của nhau. Khi cầm máy điện thoại lên, chúng ta hay phát ngôn cửa miệng là "A lô!". A lô (Allo),là một cách phát tín hiệu, được hiểu là "Tôi nghe đây!"(Tôi đang nghe!) nhưng để "Tôi nghe đây!" thực sự mang lại hiệu quả cao thì thật không đơn giản.

Ảnh minh họa



Theo khảo sát của Công ty tư vấn và đào tạo ATYS (Hà Nội) thì đến gần 90% người sử dụng điện thoại quên màn chào, hỏi, xin lỗi, cảm ơn... mà thường là "Ai đấy?", "Có việc gì?", "Gặp ai?"... Phải chăng đã đến lúc mọi người phải có ý thức rèn luyện kỹ năng giao tiếp điện thoại, đặc biệt là các bạn trẻ trong việc chuẩn bị kỹ năng ứng xử, thuyết phục, xử lý tình huống trong giao tiếp điện thoại, xây dựng văn hoá điện thoại để những ông chủ khó tính nhất cũng phải hài lòng, góp phần tăng hiệu quả trong công việc, nâng cao hình ảnh của tổ chức nơi bạn tham gia vào.



Để giao tiếp qua điện thoại đạt được hiệu quả cao thì cần lưu ý một số điểm sau:



1. Xưng danh và đã sẵn sàng nghe.



Thể hiện sự đàng hoàng, tự tin trong quan hệ giao tiếp của cả người nói lẫn người nghe, được coi là một biểu hiện của sự văn minh. Đây là nguyên tắc mà người nói và người nghe đều phải thực hiện. Bạn nên sử dụng từ trung tính "Tôi" và nói mình là ai, đầu dây bên kia có đúng là đối tượng mình cần giao tiếp hay không? Và như vậy chứng tỏ bạn đang ở tâm thế "sãn sàng nghe" đối phương nói. Ví dụ: A lô! Tôi là Minh Hải, thư ký văn phòng A xin nghe! Thì phía đầu dây bên kia nếu xác định đúng là địa chỉ cần gọi thì không nên hỏi lại, mà nói thẳng vào vấn đề: Tôi là Vũ Minh, xin được làm việc với bộ phận... của công ty. Tuy nhiên, nếu làm việc với một người cụ thể thì cần hỏi lại, tránh trường hợp: "súng ngắm thẳng" sao "đường đạn" lại đi cong?.



Tuy nhiên, những người lịch duyệt không nhất thiết xưng danh, mà chỉ cần nói "Dạ, tôi nghe" hoặc "Dạ, Công ty B xin nghe". Tuy "Allo" là một kiểu phát tín hiệu trung lập nhưng cũng nên tránh "Allo" hoặc "Allo ạ"



2. Rút ngắn thời gian giao tiếp qua điện thoại



Có nhiều bạn trẻ vẫn cho rằng mình là người nhận điện nên không phải mất tiền, nói bao nhiêu cũng được. Đó là một quan điểm hết sức sai lầm. Nếu bạn gọi đi, bạn nên chuẩn bị thông tin mình định nói, nếu là vấn đề quan trọng thì nên hẹn gặp trực tiếp để trao đổi hoặc nếu là vấn đề phức tạp thì nên chọn hình thức thông tin bằng văn bản. Không nên và hạn chế mở rộng vấn đề sang một lĩnh vực khác.



Một người gọi đến văn phòng bạn trong giờ làm việc và muốn mời bạn ngày mai đi chơi. Nếu bạn chưa thể quyết định ngay được, thì nên nói "Ngày mai chưa thể biết được, khi nào gặp bàn thêm nhé" hoặc "lát nữa mình gọi lại" và nên kết thúc cuộc nói chuyện tại đây.



Tóm lại, cả hai bên nên kết thúc cuộc nói chuyện khi thấy rằng nó đã kéo quá dài thời gian, hoặc tiêu tốn thời gian một cách vô bổ.



3. Không nói những thông tin thừa và bí mật.



Dù là người gọi hay người nhận điện thoại thì bạn không nên nói thêm những thông tin quá... thừa thãi. Bạn nên nói "Thủ trưởng A (cô B) không có ở nơi làm việc, xin vui lòng gọi lại vào lúc khác!" Không nên nói: "Thủ trưởng tôi (cô B) đang ở ngồi bên phòng C, đợi máy để tôi sang gọi"... Tối kỵ hỏi rất nhiều thông tin để người ta có thể hiểu là mình tò mò. Ví dụ: "Hỏi ai", "Anh là ai đấy", "Anh ở đâu?", "Cần hỏi việc gì?" v.v... sau đó mới hạ giọng: "Anh ấy không có ở đây"!!!



Khi tìm người khác nghe máy, bạn nên để úp tổ hợp điện thoại xuống mặt bàn, tránh những âm thanh, cuộc nói chuyện của cơ quan lọt vào trong máy.



4. Khi người được hỏi không có mặt ở cơ quan



Nếu một người đồng sự có điện thoại, nhưng anh/chị ấy đi vắng thì nên hỏi người gọi điện thoại đến: "Anh/Chị có cần nhắn gì không?". Có thể nhận câu trả lời: "Tôi sẽ gọi lại", hoặc người gọi điện đến nhờ nhắn một tin tức gì đó thì nên yêu cầu người ta chờ để ghi lại. Điều này thể hiện thái độ trách nhiệm của mình trước đồng sự. Nếu người gọi điện thoại đến quên xưng danh, chúng ta có thể hỏi lại, nhưng không nên hỏi "Tên anh/chị là gì?" mà nên hỏi "Anh/chị có thể cho biết quý danh", nhưng lịch sự hơn thì nên hỏi "Anh/chị có thể cho biết là ai đã nhắn tin đấy ạ?"



5. Một điều mà nhiều người hay quên



Khi có chuyện cần hỏi qua điện thoại, luôn cần hỏi người đối thoại "Tôi có thể nói chuyện với anh/chị trong vài phút được không?" Điều này rất quan trọng, vì có người hỏi một chuyện rất dài dòng, trong khi người đối thoại đang bận việc khác, nhưng vì nể hay lịch sự mà người ta buộc lòng phải tiếp chuyện điện thoại, hoặc những người làm công việc dịch vụ như bán hàng, nhân viên bưu điện, nhưng phải dừng lại hồi lâu để tiếp chuyện điện thoại, gây cản trở công việc hoặc gây phản cảm cho khách hàng.



Phần những người bị các cuộc điện thoại không mong muốn như thế thì cũng phải có nghệ thuật "hoãn binh", ví dụ "Xin lỗi, mình đang bận chút việc, lát nữa mình sẽ gọi lại". Nên nhớ là "Mình gọi lại", chứ không phải là "Bạn gọi lại cho mình". Đó là một nét văn hoá trong ứng xử.



6. Hãy thân thiện khi giao tiếp qua điện thoại.



Tuy không giao tiếp "mặt đối mặt" nhưng qua điện thoai, người ta có thể cảm nhận được thái độ ứng xử của người đối thoại. Hãy chú ý đến âm điệu và tốc độ giọng nói của mình. Không nên "bắn liên thanh" một hồi như bạn... chưa bao giờ được nói rồi thấy đầu dây bên kia lặng thinh mới hỏi lại.



Hãy để giọng nói của bạn có cung bậc với âm điệu nhẹ nhàng, truyền tải qua điện thoại, phía đầu dây bên kia sẽ hiểu thông điệp và thái độ của bạn. Trường hợp có người gọi nhầm số, thì bạn không nên có thái độ lạnh lùng hay gắt gỏng: Nhầm máy, còn cứ gọi mãi thế. Một thái độ xã giao, lịch sự của người nhận phản ánh yếu tố văn hóa công sở mà bạn đang đứng trong đó. Và điều gì sẽ xảy ra nếu người gọi nhầm máy ấy "chơi thân" với một người đang là đối tác của cơ quan bạn.



7. Hãy cúp (gác) máy nhẹ nhàng.



Đừng bao giờ quên "Cảm ơn" và một lời chào tốt đẹp trước khi cuộc nói chuyện chấm dứt để người nói chuyện với bạn hiểu được rằng họ "quan trọng" và "cần thiết" như thế nào. Nếu vì một nguyên nhân khách quan không thể tiếp tục cuộc nói chuyện được thì người nhận điện nên xin lỗi. Một lý do gì đi chăng nữa thì người thư ký không nên dập máy trước người gọi.



Cuối cùng, hãy cúp (gác) máy nhẹ nhàng không nên để "cạch" một tiếng chát chúa vào tai người nói chuyện với bạn.



Văn hóa điện thoại tưởng chừng là chuyện nhỏ, nhưng lại đem lại hiệu quả tương đối lớn, hoặc ngược lại cho đơn vị, nhất là đối với các doanh nghiệp. Thiết nghĩ, trong các quy định, chế tài về văn hóa doanh nghiệp, các doanh nghiệp cũng nên chú ý tới vấn đề này, tránh những hậu quả đáng tiếc xảy ra chì vì một cuộc đàm thoại./.